Como criar um roteiro para o seu evento online

Em tempos de isolamento social, produzir um evento online, requer cuidados especiais, especialmente quando comparado a um evento presencial. Detalhes como a quantidade de luz, a qualidade de captação de áudio e como está organizado o espaço da sua gravação devem ser levados em consideração.

O que levar em consideração antes de fazer seu evento online
Onde você fará o seu evento? Qual ferramenta de transmissão (streaming) você pretende usar? Que horas será o seu evento?

Acredite: tudo isso (e muito mais) influencia diretamente em fatores como ilumina√ß√£o e, eventualmente, em ru√≠dos no fundo da sua grava√ß√£o. Voc√™ n√£o precisa ser o Gusttavo Lima, que quebrou at√© os recordes Beyonc√© em seu √ļltimo evento online, para fazer bonito. 

Confira algumas perguntas que vão te ajudar a reduzir consideravelmente as chances de problemas inesperados em seu próximo evento online:


  • Qual a qualidade t√©cnica da minha transmiss√£o? Meu evento ser√° transmitido de um lugar com boa conex√£o de WiFi? 
  • Por onde farei essa transmiss√£o: celular, notebook ou equipamento profissional? 
  • Consigo deixar tudo pronto e preparado sozinho? Quem preciso chamar para me ajudar a fazer essa transmiss√£o? Ponto importante: em tempos de distanciamento social, n√£o √© legal montar uma mega produ√ß√£o envolvendo um grande, ou mesmo pequeno, grupo de profissionais. Ent√£o, qual √© o m√≠nimo de pessoas necess√°rias para fazer o seu evento online acontecer? (um editor de v√≠deo, por exemplo, pode te ajudar numa etapa posterior do trabalho, trabalhando da pr√≥pria casa). 
  • Como posso me assegurar que a transmiss√£o n√£o vai ficar inst√°vel ou caindo toda hora? 
  • Quais s√£o as caracter√≠sticas t√©cnicas da ferramenta de transmiss√£o que melhor se encaixam no que eu preciso?
  • Quantos participantes podem entrar ao mesmo tempo? Como eles podem interagem com o meu evento? 
  • Quanto tempo consigo manter minha transmiss√£o no ar?
  • Como as pessoas ficar√£o sabendo do meu evento? 
  • Como elas v√£o acessar o link para participar do meu evento online?
  • O evento ser√° gravado? Se sim, onde ele ficar√° hospedado depois? Como posso disponibilizar o conte√ļdo para quem n√£o participou do meu evento?
  • Outras perguntas e d√ļvidas v√£o surgir no meio do caminho. 
O importante é você começar por algum lugar. O checklist acima já traz alguns pontos para você considerar.


1. Iluminação do ambiente
Ela faz toda a diferen√ßa. Por isso, invista em um bom jogo de luzes. Se voc√™ n√£o puder investir nisso, evite usar uma janela iluminada pelo sol do meio dia como fundo para a sua transmiss√£o. √Č bem simples: a luz deve estar orientada para o rosto (ou o corpo) de quem vai ser a estrela do seu evento online. Se for voc√™ mesmo, nada de luz nas costas, ok?

2. √Āudio da transmiss√£o
Outro fator que determina rapidamente se as pessoas ficam um minuto ou uma hora em seu evento online √© a qualidade do √°udio. Voc√™ deve procurar um lugar silencioso, o m√°ximo poss√≠vel. J√° participamos de grava√ß√Ķes online em que o avi√£o que passava no c√©u atrapalhava a capta√ß√£o de √°udio do microfone que estava sendo usado. Isso tamb√©m vale para os bichinhos de estima√ß√£o: ou os pets fazem parte do seu evento, ou melhor deix√°-los do lado de fora.

3. Poss√≠veis interrup√ß√Ķes
Onde quer que esteja, deixe todo mundo avisado de que est√° acontecendo um evento online. Se houver crian√ßas por perto, tenha o dobro de aten√ß√£o. Por algum motivo, elas s√£o estranhamente atra√≠das pelas c√Ęmeras e a falta de aten√ß√£o justo naquele momento.

4. Pense no cen√°rio
O que est√° aparecendo na c√Ęmera? Como ser√° o fundo do seu evento online? Tudo comunica e tudo distrai. Quanto menos elementos no fundo, melhor.

5. Planeje o início e o meio
Como ser√° o in√≠cio do seu evento? Quais recados voc√™ tem que passar para o p√ļblico? Vale explicar como ser√° o evento, quanto tempo ter√° de dura√ß√£o e como fazer para as pessoas participarem. Tamb√©m vale repetir essa informa√ß√£o de tempos em tempos. Afinal, pode ser que – como em um evento presencial – pessoas diferentes entrem e saiam a cada intervalo de tempo.

Um evento online, por natureza, tamb√©m possui mais distra√ß√Ķes que um evento presencial. Fam√≠lia, crian√ßas, cheiro de comida, outras abas do seu navegador de internet abertas, grupos de Whatsapp. Portanto, leve em considera√ß√£o tudo isso na hora de montar o seu roteiro.

6. Encerre em grande estilo
J√° escrevemos um bocado aqui no blog da Sympla sobre experi√™ncias em eventos, e uma das li√ß√Ķes mais importantes √©: deixe o melhor para o final. As pessoas tendem a lembrar das √ļltimas experi√™ncias (ou das mais marcantes). √Č por isso que os finais de filmes que s√£o surpreendentes acabam sendo os nossos favoritos (mesmo que o meio e o in√≠cio deles sejam ruins). Ou porque os parques tem√°ticos da Disney – ou o final do Palco Mundo no Rock in Rio – s√£o encerrados com um show de fogos de artif√≠cios.

O recado √© simples: encerre seu evento online com alguma entrega de conte√ļdo ou experi√™ncia que vai fazer as pessoas se sentirem especiais e energizadas. Esse √© um dos motivos pelos quais o “bis” ao fim de um show tamb√©m √© t√£o importante.